Privacy

Bij een portaalaccount horen je naam en e-mailadres, de bedrijven waaraan je account gekoppeld is, en de tickets en conversaties die daarbij horen.

Vraag je zelf een account aan, dan vraagt het formulier om naam, e-mailadres, telefoonnummer, mobiel nummer, functie en bedrijfsnaam. Alleen naam en e-mailadres zijn verplicht; de rest mag je leeg laten. Een medewerker keurt de aanvraag goed of af.

E-mail die binnenkomt op het support-adres wordt een ticket, inclusief de inhoud van het bericht en de meegestuurde bijlagen. Een openbaar antwoord van een medewerker gaat als e-mail terug naar de melder; interne notities blijven in het systeem en worden nooit gemaild.

Uitgaande e-mail wordt eerst in een wachtrij gezet en daarna verstuurd, zodat een mislukte verzending opnieuw geprobeerd kan worden.

Meld je een probleem via de widget, dan wordt meegestuurd:

• het onderwerp en de omschrijving die je typt;
• de pagina waarop je de melding maakt;
• technische context: browser, besturingssysteem, apparaattype, de grootte van je scherm en de laatste foutmeldingen uit de browserconsole;
• je naam en e-mailadres, zoals die in Planaday bij je account staan;
• bijlagen die je zelf toevoegt.

Een schermafbeelding gaat alleen mee als je er zelf om vraagt — je maakt hem met de knop “Maak een schermafdruk van deze pagina”. Daarna zie je een voorbeeld en kun je hem vóór het verzenden nog bewerken (delen markeren of onleesbaar maken) of helemaal verwijderen.

Een half getypte melding wordt als concept in de opslag van je browser (localStorage) bewaard, zodat hij niet verdwijnt als je de widget per ongeluk sluit; na een geslaagde verzending wordt dat concept gewist.

De melding wordt een ticket in ons eigen supportsysteem en gaat niet naar een andere partij. Is je e-mailadres nog niet bekend, dan wordt er een contactpersoon met je naam en e-mailadres aangemaakt.

De widget stuurt daarnaast passief een telling mee over de gebruikte techniek: browsernaam en -versie, naam en versie van het besturingssysteem, apparaattype en de categorie van je schermgrootte. Daarvan wordt per dag alleen een teller opgehoogd.

Daarbij wordt geen IP-adres en geen identiteit vastgelegd, en er ontstaat geen rij per gebruiker — alleen een aantal per combinatie per dag. De widget onthoudt in de opslag van je browser welke dag hij al geteld heeft, waardoor het bij ongeveer één telling per gebruiker per dag blijft.

Zoekopdrachten in de kennisbank worden bewaard met het aantal gevonden resultaten en de plek waar je zocht (Help Center, portaal of widget), zodat zichtbaar wordt welke vragen de kennisbank nog niet beantwoordt. Er wordt geen gebruiker bij vastgelegd.

Staat de AI-assistent aan, dan gaat je vraag samen met stukken uit gepubliceerde kennisbankartikelen naar de externe AI-dienst OpenRouter, die daarop het antwoord formuleert. Staat de assistent uit, dan wordt er niets naar buiten gestuurd.

In de mail bij een afgehandeld ticket staan beoordelingslinks. Klik je er een aan, dan wordt je waardering — en de toelichting die je daarna optioneel typt — bij dat ticket opgeslagen. Dat kan zonder in te loggen: de link is ondertekend en geldt alleen voor dat ene ticket. Een nieuwe beoordeling vervangt de vorige.

Tickets blijven niet eeuwig met hun volledige inhoud in het systeem staan. Is een ticket ouder dan de ingestelde bewaartermijn — standaard vier jaar — dan kan een beheerder dat hele jaar archiveren. De inhoud (het bericht, de antwoorden, de interne notities en de bijlagen) gaat dan naar een afgeschermd archiefbestand op de server en wordt uit de database verwijderd. Tickets die op dat moment nog openstaan, worden overgeslagen.

Van een gearchiveerd ticket blijven alleen de kerngegevens staan: het ticketnummer, het onderwerp, wie het meldde, het bedrijf, de status en de datums. Die zijn er om de statistieken over eerdere jaren kloppend te houden — het aantal meldingen per maand, de doorlooptijden, de tevredenheidscijfers. Voor het portaal en de zoekfunctie is een gearchiveerd ticket niet meer zichtbaar; medewerkers zien de inhoud alleen terug als een beheerder het archief daarvoor raadpleegt of het ticket terugzet.

Een archiefbestand kan teruggezet worden — een heel jaar of één ticket — en kan ook definitief verwijderd worden. Is dat gebeurd, dan is de inhoud van dat jaar onherroepelijk weg; alleen de kerngegevens en de statistieken blijven bestaan.

Wil je weten of er nog gegevens van jou in het systeem staan, of wil je verzoeken die te laten verwijderen? Gebruik dan de knop onderaan deze pagina.

Deze site zet één cookie: ticket_next_sess. Dat is de sessiecookie waarmee je ingelogd blijft. Hij is niet uitleesbaar voor scripts (httponly), wordt met SameSite=Lax niet meegestuurd vanaf andere sites, gaat over https alleen versleuteld mee, en verloopt na twaalf uur. Verder worden er geen cookies gezet — ook niet voor statistiek of advertenties.

De publieke onderdelen — inloggen, wachtwoord vergeten, een account aanvragen, de widget-endpoints — tellen aanvragen per IP-adres (bij inloggen, wachtwoordherstel en een accountaanvraag in combinatie met het e-mailadres) en blokkeren tijdelijk wie daar ver overheen gaat. Meldingen uit de widget gaan door dezelfde spamscreening als inkomende e-mail; een treffer verbergt het ticket.