Agenda-item toevoegen en kiezen of de tijd bezet is

Je kunt een agenda-item aanmaken door in de kalender op een dag te klikken. Je geeft er dan meteen bij of het item de tijd bezet houdt voor het inplannen, of dat de tijd beschikbaar blijft. Handig voor bijvoorbeeld een feestdag of een vrije dag waarop wel gewoon ingepland mag worden.

Wat doet het

Bij een agenda-item kies je tussen Bezet en Beschikbaar:

Bezet: de dag of periode is niet beschikbaar om in te plannen. Gebruik dit voor bijvoorbeeld ziekte of verlof van een instructeur.
Beschikbaar: het item is alleen ter informatie zichtbaar in de kalender. Het blokkeert het inplannen niet.

Waar vind je het

Je start in de kalender van het dashboard: Dashboard in je eigen Planaday-omgeving. Daar werkt het op elke kalender waarin je op een dag kunt klikken.

Gebruiken

Klik in de kalender op de dag waarvoor je een item wilt aanmaken.
Kies Agendaitem toevoegen.
Vul de Omschrijving in.
Kies bij Volledige dag of het item de hele dag duurt. Kies je Nee, vul dan een begin- en eindtijd in. Ligt de eindtijd vóór de begintijd, dan loopt het item door tot de volgende dag.
Kies een Kleur in overzichten en eventueel een Herhaling: Nooit of Jaarlijks.
Kies bij Voor agenda voor wie het item geldt: Vrije & Feestdagen, Instructeur, Eigen medewerker of Locatie. Bij de laatste drie kies je daarna ook de instructeur, medewerker of locatie.
Kies bij Bezet of beschikbaar of de tijd bezet is of beschikbaar blijft.
Klik op Opslaan.

Standaardkeuze

Het veld Bezet of beschikbaar staat vooraf ingevuld, afhankelijk van wat je bij Voor agenda kiest:

Voor agenda	Standaard
Vrije & Feestdagen	Beschikbaar
Instructeur	Bezet
Eigen medewerker	Bezet
Locatie	Bezet

Kies je zelf een optie, dan blijft die staan, ook als je daarna een andere agenda kiest.

Het item in de kalender

Zweef met de muis over een agenda-item om de details te zien: de omschrijving, de datum en tijd, voor wie het geldt en rechtsboven of het item Bezet of Beschikbaar is. Een beschikbaar item heeft in de kalender een lichter icoon dan een bezet item.

Bestaande gegevens

Bestaande agenda-items veranderen niet. Je kunt de keuze later aanpassen door het agenda-item te bewerken. Dat kan nu ook voor een item van een eigen medewerker.

Goed om te weten

Een item dat doorloopt na middernacht krijgt voor beide dagen dezelfde keuze.
Een item voor een eigen medewerker kun je net als de andere soorten bezet of beschikbaar maken.