PDF van een document blijft hangen of mislukt bij veel deelnemers

Probleem

Een document zoals een presentielijst wordt met weinig deelnemers wel als PDF gemaakt, maar vanaf een bepaald aantal deelnemers niet meer. Je krijgt dan geen PDF of een foutmelding, vaak pas na een of twee minuten wachten.

Oorzaak

In de Word-template staat een tabel met de instelling Tekstterugloop: Rondom, een zogenoemde zwevende tabel. Die tabel krijgt een rij per deelnemer. Als hij zo lang wordt dat hij over een pagina heen moet, loopt de PDF-conversie vast.

Oplossing in Microsoft Word

Open de template in Word.
Klik in de tabel die meegroeit met het aantal deelnemers, bijvoorbeeld een lunch- of handtekeningtabel.
Kies Tabeleigenschappen → tabblad Tabel → Tekstterugloop: Geen → OK.
Sla de template op en upload hem opnieuw in Planaday.

Oplossing in LibreOffice Writer (versie 7.6 of nieuwer)

In LibreOffice staat een zwevende tabel in een frame. De instelling zit dus niet in Tabeleigenschappen.

Open de template in LibreOffice Writer.
Klik precies op de rand net buiten de tabel, zodat het frame geselecteerd is. Je ziet dan greepjes op de hoeken.
Klik met de rechtermuisknop en kies Frame niet laten zweven (Engels: Unfloat Frame). De tabel staat nu gewoon in de tekst.
Kies Bestand → Opslaan als, met als type Word 2007-365 (.docx). Vraagt LibreOffice welk formaat je wilt houden, kies dan Word-indeling gebruiken.
Upload de template opnieuw in Planaday.

Let op: zet in LibreOffice niet het vinkje Tabel toestaan over pagina’s en kolommen te splitsen uit. De tabel blijft dan zweven en past bij veel deelnemers niet meer op de pagina.

Controleren

Maak het document opnieuw aan voor een cursus met veel deelnemers en controleer of de PDF compleet is. Kijk ook even of de opmaak verder gelijk is gebleven. Opslaan vanuit LibreOffice kan soms kleine verschillen geven in stijlen, kop- en voettekst of afbeeldingen. Word is daarom de veiligste keuze.

Goed om te weten

Wil je een logo naast een tabel houden? Gebruik dan een gewone tabel met twee kolommen, of plaats het logo in de koptekst.
Lukt het niet? Stuur de template en de naam van de cursus naar support