Een cursus kopiëren

Met de functie Cursus kopiëren maak je snel een nieuwe cursus op basis van een bestaande. De dagdelen, instellingen en koppelingen gaan mee, maar zonder datums. Je kiest zelf of ook de cursisten, de instructeurs en de locaties worden mee gekopieerd. De instructeur ontvangt een mail op het moment dat je het dagdeel een datum geeft.

Wat doet het

Een gekopieerde cursus is een nieuwe cursus met dezelfde opzet als het origineel. Alle onderliggende dagdelen worden mee gekopieerd, maar zonder datums, zodat je zelf de nieuwe planning bepaalt. Daarnaast kun je drie extra onderdelen meenemen:

• Kopieer cursisten: de ingeplande cursisten van het origineel worden ook aan de kopie gekoppeld.

• Kopieer instructeurs: de instructeurs van elk dagdeel blijven aan het gekopieerde dagdeel gekoppeld.

• Kopieer locaties: de locaties van elk dagdeel worden mee gekopieerd, inclusief de volgorde. Dit werkt ook voor een in company locatie.

Elke keuze staat standaard op Nee.

Waar vind je het

Open de cursus via Cursussen > Zoeken & bezetting in je eigen Planaday-omgeving en kies in de knoppenbalk van de cursus de knop Cursus kopiëren.

Gebruiken

1. Open de cursus die je wilt kopiëren en klik op Cursus kopiëren.

2. Pas bij Nieuwe cursusnaam de naam van de kopie aan.

3. Kies bij Kopieer cursisten, Kopieer instructeurs en Kopieer locaties Ja of Nee.

4. Klik op Ja om te kopiëren. Je komt op de nieuwe cursus uit.

5. Geef de dagdelen van de nieuwe cursus een datum. Dat doe je bij het dagdeel met Inplannen, of voor meerdere dagdelen tegelijk via de wizard (zie hieronder).

Bij elk gekopieerd dagdeel komt een notitie te staan die zegt wat er is mee gekopieerd, bijvoorbeeld welke instructeur of dat de locaties zijn gekopieerd.

De instructeur informeren

Een gekopieerde cursus heeft nog geen datums. Daarom stuurt Cursus kopiëren zelf geen mail naar de instructeur. De mail gaat op het moment dat een dagdeel een datum krijgt. Welk sjabloon er dan wordt gebruikt, hangt af van de situatie:

Je stelt deze sjablonen in bij het cursussjabloon, onder Email events en dan Instructeurs.

Een dagdeel inplannen

Op het scherm voor het inplannen van een dagdeel staat het vinkje Notificeer ingeplande instructeurs, standaard aangevinkt. Het vinkje verschijnt alleen als het dagdeel een instructeur heeft en het juiste sjabloon is ingevuld.

Meerdere dagdelen tegelijk inplannen met de wizard

In de wizard staat de keuze Notificeer instructeurs, standaard op Nee. Zit er in je selectie ook maar één dagdeel zonder datum, dan geldt de hele selectie als voor het eerst inplannen, en krijgt elke instructeur één mail. Hebben alle geselecteerde dagdelen al een datum, dan geldt de herplanmail.

Is het sjabloon dat daarbij hoort niet ingevuld, dan blijft Notificeer instructeurs zichtbaar maar uitgeschakeld. Wijs je met de muis naar de keuze, dan zie je welk sjabloon ontbreekt.

Voor het inplannen is het sjabloon Bij inplannen genoeg. Is Bij inplannen 1+ dag niet ingevuld, dan gebruikt Planaday ook bij meerdere dagdelen het gewone sjabloon Bij inplannen.

Wat gebeurt er daarna

De instructeur ontvangt een e-mail met de gegevens van het sjabloon. Dat is dezelfde mail als bij gewoon inplannen of herplannen. Je ziet de verstuurde mail terug bij de communicatie.

Bestaande instellingen en gegevens

Er hoeft niets opnieuw te worden ingesteld. De sjablonen onder Email events blijven zoals ze waren.

Goed om te weten

• Een gekopieerd dagdeel zonder datum toont de gekopieerde instructeur nu ook in het dagdeeloverzicht van de cursus. Eerder verdween de instructeur uit beeld zolang er geen datum was.

• Kopieer je de locaties niet mee, dan moet je bij elk dagdeel zelf een locatie kiezen.

• Het scherm voor het inplannen van een nieuwe cursus vanuit een sjabloon werkt nog zoals voorheen.