Een voorbeeld van een e-mail bekijken bij een e-mailevent van een cursus
gepubliceerdBij een cursus kun je per e-mailevent een voorbeeld bekijken van de e-mail die Planaday verstuurt. Je ziet dan precies hoe de e-mail eruitziet voor een cursist, een contactpersoon, een bedrijf of een instructeur van die cursus, met de echte gegevens erin. Er wordt daarbij niets verstuurd en niets opgeslagen.
Wat doet het
Een e-mailevent is een moment waarop Planaday automatisch een e-mail stuurt, bijvoorbeeld Bij inschrijven of Bij herplannen. Het voorbeeld laat zien:
aan wie de e-mail van dit event gaat;
welk communicatiesjabloon ingesteld is;
de e-mail zelf, gevuld met de gegevens van de persoon die je kiest;
de PDF, als er een document bij het sjabloon hoort.
Waar vind je het
Open een cursus.
Klik in het menu links op Email events.
Je ziet het overzicht van alle e-mailevents van de cursus, met per event het ingestelde communicatiesjabloon.
Achter elk event staan de knoppen Preview (het oogje), Bewerken en Verwijderen.
Het voorbeeld is er alleen bij een cursus. Bij een cursussjabloon kun je de e-mailevents wel instellen, maar daar zijn nog geen cursisten om een voorbeeld mee te maken.
Een voorbeeld bekijken
Klik bij het event op Preview.
Er opent een venster. Links staan de gegevens van het event:
Verstuurd naar: aan wie de e-mail gaat, bijvoorbeeld Cursist of Contactpersoon;
Huidig sjabloon: het ingestelde communicatiesjabloon, met een link om het te openen;
Beschikbare velden: een link naar het overzicht van de velden die je in dit sjabloon kunt gebruiken.
Kies onder Voor de preview voor wie je het voorbeeld wilt zien. Dat is, afhankelijk van het event, een Cursist, een Contactpersoon, een Bedrijf of een Instructeur van deze cursus.
Rechts verschijnt de e-mail zoals die persoon hem zou krijgen.
Hoort er een document bij het sjabloon, klik dan op Toon PDF om dat te bekijken. Met Toon e-mail ga je terug naar de e-mail.
Klik op Sluiten als je klaar bent.
Bijzondere gevallen
Bij een event dat naar een contactpersoon gaat met de cursisten bij elkaar (bijvoorbeeld Bij inschrijven aan contactpersoon), kies je een contactpersoon. Het voorbeeld toont dan alle cursisten van dat bedrijf in één e-mail.
Bij een event voor e-learning kies je een cursist. Heeft die cursist meer dan één e-learning dagdeel, dan kies je daarna ook het Dagdeel.
Bij een incompany cursus zonder gekoppeld bedrijf kies je zelf een Bedrijf om het voorbeeld mee te maken.
Wanneer is er geen voorbeeld
Kan Planaday geen voorbeeld maken, dan is de knop Preview grijs. Als je met de muis op de knop staat, zie je waarom:
Melding | Wat je kunt doen |
|---|---|
Er is geen sjabloon ingesteld voor dit event. | Stel eerst een communicatiesjabloon in met Bewerken. |
Het ingestelde sjabloon is inactief of verwijderd. | Kies een ander sjabloon met Bewerken, of zet het sjabloon weer actief. |
Het ingestelde sjabloon is geen e-mailsjabloon. | Kies een sjabloon dat als e-mail verstuurd kan worden. |
Er zijn nog geen ingeplande cursisten op deze cursus. | Plan eerst een cursist in. |
Er zijn nog geen ingeplande cursisten met een e-learning dagdeel op deze cursus. | Plan eerst een cursist in op een e-learning dagdeel. |
Er is geen contactpersoon gevonden. | Koppel een contactpersoon aan het bedrijf van een cursist. |
Er zijn nog geen instructeurs aan deze cursus gekoppeld. | Koppel eerst een instructeur aan de cursus. |
Er is geen voorbeeld beschikbaar voor dit event. | Voor dit event kan Planaday geen voorbeeld maken. |
Een e-mailevent bewerken of verwijderen
Met Bewerken kies je een ander communicatiesjabloon voor het event. In hetzelfde venster zie je ook aan wie de e-mail gaat. Met Verwijderen haal je het sjabloon bij het event weg, zodat er voor dat event geen e-mail meer verstuurd wordt.
Werk je in een cursussjabloon, dan kun je een wijziging ook doorvoeren naar de cursussen die al met dat sjabloon zijn ingepland. Zet daarvoor in het venster Doorvoeren cursussen op Ja. Je gaat dan naar de bulkeditor, waar je kiest voor welke ingeplande cursussen de wijziging moet gelden. Deze keuze is er voor Planaday-medewerkers en beheerders.
Wat er niet verandert
Een voorbeeld verstuurt niets en slaat niets op. Je kunt het zo vaak bekijken als je wilt.
De e-mails die Planaday verstuurt, blijven dezelfde. Het voorbeeld laat alleen zien wat er al verstuurd zou worden.
Goed om te weten
Het voorbeeld van een e-mail aan een contactpersoon met de cursisten bij elkaar toont alle contactpersonen van de bedrijven van de cursisten. Bij het echte versturen gaan de e-mails naar de contactpersonen die je in de mailinstellingen kiest.
Inloggegevens voor e-learning (zoals de link, de gebruikersnaam en het wachtwoord) blijven leeg in het voorbeeld zolang het account voor de cursist nog niet is aangemaakt.
Heeft een e-mail met cursisten van meer dan één bedrijf te maken, dan kun je bij het versturen geen Ander email adres meer kiezen. Die keuze is dan grijs; met de muis erop zie je waarom.
Zie ook
Andere artikelen in deze map
Was dit nuttig?