Ingeplande trainingen van cursisten exporteren

Met deze export maak je een bestand van alle trainingen waarvoor je cursisten in een gekozen periode ingepland staan. Handig als je bijvoorbeeld wilt weten welke particuliere cursisten de komende maanden nog een training hebben, of als je ze vooraf iets wilt toesturen.

Wat doet het

De export maakt een CSV-bestand met één regel per cursist per cursus. Een cursus komt in het bestand als de cursist in de gekozen periode minstens één dagdeel van die cursus heeft.

Per regel staan in het bestand:

de gegevens van de cursist: bedrijf, voornaam, tussenvoegsel, achternaam, roepnaam, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer en adres
de cursus: cursuscode en cursusnaam
de startdatum (eerste dagdeel) en de einddatum (laatste dagdeel) van de cursus
het eerste dagdeel in de gekozen periode en het aantal dagdelen in die periode
de locatie of locaties van de dagdelen in de periode
de vrije velden van de cursist

Waar vind je het

Je vindt de export op twee plekken:

Bij Cursisten > Zoeken in je eigen Planaday-omgeving, onder de oranje downloadknop rechtsboven: Ingeplande trainingen, volgt de filters (csv). Je krijgt de cursisten die je op dat moment in het overzicht ziet.
Bij een bedrijf, onder de oranje downloadknop rechtsboven: Ingeplande trainingen per cursus (csv). Je krijgt de cursisten van dat bedrijf. Heeft het bedrijf vestigingen, dan kun je ook Ingeplande trainingen per cursus incl. vestigingen (csv) kiezen.

Gebruiken

Vanuit het cursistenoverzicht

Ga naar Cursisten > Zoeken in je eigen Planaday-omgeving.
Kies de filters voor de cursisten die je wilt hebben. Wil je alleen particulieren, klik dan bij Type op Particuliere cursisten.
Klik rechtsboven op de oranje downloadknop en kies Ingeplande trainingen, volgt de filters (csv).
Kies in het venster de Periode. Standaard is dat vandaag tot over een jaar. Met de knoppen Komende maand, Komende 3 maanden en Komende 12 maanden kies je snel een periode, of je kiest zelf een begin en einddatum in de kalender.
Klik op Exporteren. Het CSV-bestand wordt gedownload. Je kunt het openen in bijvoorbeeld Excel.

Vanuit een bedrijf

Ga naar Bedrijven > Zoeken in je eigen Planaday-omgeving en open het bedrijf.
Klik rechtsboven op de oranje downloadknop en kies Ingeplande trainingen per cursus (csv), of Ingeplande trainingen per cursus incl. vestigingen (csv) als je de vestigingen ook wilt hebben.
Kies de Periode en klik op Exporteren.

Wat gebeurt er daarna

Je krijgt een CSV-bestand. Vanuit het cursistenoverzicht staan de cursisten in dezelfde volgorde als op het scherm; vanuit een bedrijf staan ze op achternaam. Per cursist staan de cursussen op startdatum. Loopt een cursus over het begin van de periode heen, dan staat hij er ook in; de startdatum is dan de datum van het eerste dagdeel, ook als die vóór de periode ligt.

Bestaande instellingen en gegevens

De bestaande exports bij een bedrijf, zoals Ingepland (csv), blijven gewoon bestaan en werken zoals je gewend bent. Die geven één regel per dagdeel. Kies de export die bij je doel past: per dagdeel of per cursus.

Goed om te weten

Cursisten die zich hebben afgemeld voor een cursus staan niet in het bestand.
Geannuleerde cursussen staan niet in het bestand.
Cursisten die alleen op de wachtlijst staan, staan niet in het bestand.
Heeft een cursist geen dagdeel in de gekozen periode, dan staat die cursist niet in het bestand.
Voor de export heb je het recht nodig om cursisten te bekijken.