Power BI koppelen aan je BI-koppeling

Met het Power BI-template koppel je Power BI in een paar minuten aan je Planaday-gegevens. Je krijgt direct alle tabellen van de BI-koppeling, met de koppelingen tussen de tabellen al gelegd, en vier kant-en-klare rapporten. Daarna kun je zelf rapporten toevoegen.

Dit artikel hoort bij Gepubliceerd datamodel en Datamodel: diagrammen. Daar lees je welke tabellen en kolommen er zijn en hoe ze samenhangen.

Wat heb je nodig

• Een BI-koppeling in Planaday met een account. Heb je die nog niet, vraag hem dan bij ons aan.

• Power BI Desktop. Dat is gratis en werkt op Windows.

• De MySQL Connector/NET van MySQL. Power BI heeft die nodig om met onze BI-server te verbinden. Installeer hem voordat je het template opent, zie hieronder.

De MySQL Connector/NET installeren

Power BI levert zelf geen verbinding met een MySQL-database mee. Zonder de connector krijg je bij het laden de melding We were unable to find a database provider with invariant name 'MySql.Data.MySqlClient'.

1. Ga naar dev.mysql.com/downloads/connector/net.

2. Download de installer voor Windows (het bestand eindigt op .msi).

3. Start de installer en kies de standaardinstallatie (Typical).

4. Sluit Power BI Desktop helemaal af als het openstaat. Kijk in Taakbeheer of PBIDesktop.exe niet meer draait.

5. Start Power BI Desktop opnieuw.

Stap 1: je account openen

1. Ga in Planaday naar Beheer, Instellingen.

2. Kies onder Koppelingen voor BI koppeling (reporting).

3. Open je account.

4. Op het tabblad Algemeen staan onder Server & toegang de servernaam, de serverpoort, de databasenaam, de gebruikersnaam en het wachtwoord. Die heb je zo nodig.

Stap 2: het template downloaden

Ga op hetzelfde scherm naar het tabblad Power BI en klik op Power BI-template downloaden. Je krijgt het bestand Planaday BI.pbit. Met de knop Handleiding kom je terug bij dit artikel.

Stap 3: het template openen

1. Open Planaday BI.pbit met Power BI Desktop.

2. Power BI vraagt om twee gegevens. Als je het template vanuit Planaday hebt gedownload, staan ze al ingevuld met die van jouw omgeving. Controleer ze, of vul ze in als ze leeg zijn:

   • Server: de servernaam en de serverpoort uit stap 1, met een dubbele punt ertussen en zonder spaties. Bijvoorbeeld servernaam:3306.

   • Database: de databasenaam uit stap 1.

3. Klik op Laden.

Stap 4: inloggen

1. Power BI vraagt hoe je wilt inloggen op de MySQL-database. Kies het tabblad Database, niet Windows.

2. Vul de gebruikersnaam en het wachtwoord uit stap 1 in.

3. Klik op Verbinding maken.

Power BI laadt nu alle tabellen. Dat kan even duren. Daarna zie je de rapporten.

Server of database later invullen of wijzigen

Heb je het venster uit stap 3 weggeklikt, staat er iets verkeerds in, of verandert je server of database later? Dan pas je de gegevens zo aan:

1. Klik in Power BI Desktop op het tabblad Start op het pijltje onder Gegevens transformeren. Klik dus niet op de knop zelf.

2. Kies Parameters bewerken.

3. Vul Server en Database in zoals in stap 3.

4. Klik op OK en daarna in de gele balk op Wijzigingen toepassen.

Werk je met Power BI in het Engels, dan heten deze knoppen Home, Transform data, Edit parameters en Apply changes.

Let op! Je moet op het vakje onder de knop klikken om het scherm te krijgen:

De voorbeeld rapportages

Het template heeft vier voorbeeld pagina's. Met het filter Jaar bovenaan kies je de periode.

• Cursussen en bezetting: het aantal cursussen en cursisten, de bezettingsgraad, de inschrijvingen per maand en per cursussjabloon.

• Omzet en facturen: de omzet per maand en per bedrijf, het aantal facturen en wat er nog openstaat. Facturen in concept en geannuleerde facturen tellen niet mee.

• Cursisten en herhalingen: gevolgde en behaalde cursussen, en welke herhalingen de komende 90 dagen nodig zijn of al verlopen zijn zonder dat ze zijn ingepland. In de kolom Herhalen met staat met welk cursussjabloon de cursist de herhaling doet, of de groep als de herhaling naar een groep gaat. Dat is niet altijd het sjabloon van de cursus die de cursist eerder volgde.

• Instructeurs: per instructeur het aantal ingeplande dagdelen, en hoeveel daarvan bevestigd en gefactureerd zijn.

De berekeningen achter deze rapporten staan in de tabel Metingen. Je kunt ze ook in je eigen rapporten gebruiken.

Gegevens vernieuwen

In Power BI Desktop klik je op Vernieuwen om de nieuwste gegevens op te halen.

Wil je het rapport publiceren in de Power BI-service en daar automatisch laten vernieuwen, dan heb je een gateway nodig: de on-premises data gateway van Microsoft, op een computer of server van jezelf. Staat op het tabblad IP-restrictie van je BI-account een IP lijst, zet dan het IP-adres van die gateway erop. Anders weigert onze BI-server de verbinding.

Goed om te weten

• Het template verandert niets aan je gegevens in Planaday. Power BI leest alleen.

• De tabellen heten in Power BI zoals in de diagrammen, dus zonder dto_: de tabel dto_course heet in Power BI course.

• Je kunt het template aanpassen en uitbreiden. Sla je eigen versie op onder een andere naam, dan kun je later een nieuwe versie van ons template ernaast gebruiken.

Lukt het niet?

• Power BI zegt dat er een connector ontbreekt, of meldt We were unable to find a database provider with invariant name 'MySql.Data.MySqlClient': installeer de MySQL Connector/NET zoals beschreven onder De MySQL Connector/NET installeren, sluit Power BI Desktop helemaal af en start het opnieuw. Verschijnt de melding daarna nog steeds, verwijder de connector dan via Instellingen, Apps en installeer een oudere 8.0-versie. Die vind je op dezelfde downloadpagina onder Archives.

• Geen verbinding met de server: controleer Server en Database via Parameters bewerken (zie hierboven). De server staat erin met de poort erachter, zoals servernaam:3306. Staat er een IP lijst op het tabblad IP-restrictie van je BI-account, controleer dan of je eigen IP-adres erop staat.

• Inloggen mislukt: controleer de gebruikersnaam en het wachtwoord, en of je BI-account in Planaday op actief staat. Heb je per ongeluk Windows gekozen bij het inloggen, ga dan naar Bestand, Opties en instellingen, Instellingen voor gegevensbron, kies de BI-server, klik op Machtigingen wissen en vernieuw opnieuw. Power BI vraagt dan opnieuw hoe je wilt inloggen.