Bestandsnaam van gegenereerde documenten instellen

Certificaten, presentielijsten en andere documenten die Planaday voor je maakt, kregen altijd een vaste naam. Nu bepaal je die naam zelf, per sjabloon. Je stelt de naam samen uit vaste tekst en communicatievelden, zoals de naam van de cursist of de cursusnaam.

Waar geldt de bestandsnaam?

De naam die je instelt, gebruikt Planaday overal waar het sjabloon een bestand maakt:

• documenten en certificaten die je maakt vanuit een cursus, een dagdeel of een cursist;

• documenten die een automatisering maakt of mailt;

• certificaten die automatisch worden gemaakt na het afronden van een e-learning;

• documenten uit een bulkprint, ook de bestanden in het zip-bestand;

• de presentielijst;

• bijlagen die met een e-mail worden meegestuurd.

De bestandsnaam instellen bij een sjabloon

1. Ga naar Beheer > Instellingen.

2. Kies onder Document & communicatiesjablonen voor Documentsjablonen in je eigen Planaday-omgeving of Communicatiesjablonen in je eigen Planaday-omgeving.

3. Open het sjabloon.

4. Ga naar het tabblad Te genereren document. Bij een communicatiesjabloon heet dit tabblad Te genereren bijlage (optioneel).

5. Bovenaan staat Bestandsnaam van te genereren bijlage. Klik in het veld. Er verschijnt een balk met gele blokjes; elk blokje is een communicatieveld.

6. Sleep een blokje naar de tekstregel, op de plek waar de waarde moet komen. Typ gewone tekst, zoals een spatie, komma of streepje, tussen de blokjes.

7. Sla het sjabloon op.

Vanaf dat moment krijgt elk nieuw bestand uit dit sjabloon deze naam.

Tips bij het samenstellen

• Ga met de muis over een blokje voor uitleg over dat veld.

• Het informatie-icoon naast de kop geeft een korte uitleg over het samenstellen.

• De extensie, zoals .pdf of .docx, komt er automatisch achter.

• Tekens die niet in een bestandsnaam mogen, zoals / \ : * ? " < > |, worden vervangen door een spatie. Een te lange naam wordt ingekort.

• Gebruik minstens één communicatieveld. Zonder veld krijgen alle documenten dezelfde naam. Planaday geeft dan een waarschuwing bij het opslaan.

De standaardnaam

Heb je nog niets ingesteld, dan staat in het veld de standaardnaam. Zo zie je hoe de bestanden nu heten. Laat je die staan, dan verandert er niets. Maak je het veld leeg en sla je op, dan gaat het sjabloon terug naar de standaardnaam.

Standaard sjablonen

Bij een standaard sjabloon van Planaday kun je de bestandsnaam niet aanpassen; het veld is grijs. Wil je toch een eigen naam? Maak dan een kopie van het sjabloon en stel de naam in bij de kopie.

De bestandsnaam instellen bij een certificaat

1. Ga naar Beheer > Instellingen.

2. Kies onder Cursus inrichting voor Certificaten in je eigen Planaday-omgeving.

3. Open het certificaat.

4. Direct onder Naam staat het veld Bestandsnaam. Stel de naam samen op dezelfde manier als hierboven.

5. Sla het certificaat op.

Goed om te weten bij certificaten:

• De bestandsnaam wordt bewaard bij het documentsjabloon dat aan het certificaat gekoppeld is.

• Heeft het certificaat nog geen documentsjabloon, dan kun je het veld niet invullen. Koppel dan eerst een documentsjabloon.

• Wordt het documentsjabloon ook ergens anders gebruikt, dan zie je bovenaan de melding dat het certificaat in gebruik is, met een link naar het gebruik-overzicht. Een aangepaste bestandsnaam geldt dan overal waar dat documentsjabloon gebruikt wordt.

Goed om te weten

• Bestanden die al gemaakt zijn, houden hun naam.

• De standaardnaam volgt dezelfde opbouw als voorheen, maar is beter leesbaar, bijvoorbeeld "Jan Jansen, Certificaat voor BHV".

• Krijgen twee bestanden in het zip-bestand van een bulkprint dezelfde naam, dan krijgt het tweede een nummer erachter. Zo vervangt het ene bestand het andere niet.

• Hebben twee bijlagen in één e-mail dezelfde naam, dan krijgt de tweede "(2)" erachter.