Instellen wie een mail ontvangt bij het herplannen van een dagdeel

Wanneer je een dagdeel herplant, kan Planaday de ingeschreven cursisten en hun contactpersoon mailen. Je stelt in wie die mail ontvangt, voor alle bedrijven tegelijk en per bedrijf afwijkend. Staan er cursisten van meerdere bedrijven op het dagdeel, dan kan nu elk bedrijf zijn eigen instelling volgen. De contactpersoon kan bovendien één mail krijgen met alle cursisten van zijn bedrijf.

Waar vind je het

Voor alle bedrijven: Beheer > Instellingen > Email > Algemeen, bij het kopje Mail ontvangers, de instelling Herplan mail.
Per bedrijf: open het bedrijf en kies in het rechter zijmenu Maatwerk. Op het tabblad Inplannen & Goedkeuren staat de instelling Mail herplannen naar.
De sjablonen: op een cursus of cursussjabloon onder Email events, de regels Bij herplannen en Bij herplannen aan contactpersoon.

Instellen

Ga naar Beheer > Instellingen > Email > Algemeen en zoek het kopje Mail ontvangers.
Kies bij Herplan mail wie de mail ontvangt:
- Niet sturen: er wordt bij het herplannen niet gemaild.
- Cursist: alleen de cursist ontvangt de mail.
- Contactpersoon: alleen de contactpersoon ontvangt de mail.
- Beide: de cursist en de contactpersoon ontvangen de mail.
Sla de instelling op.
Wil je een bedrijf anders behandelen, open dan het bedrijf, kies Maatwerk en ga naar het tabblad Inplannen & Goedkeuren. Kies bij Mail herplannen naar een van dezelfde opties. Zolang je bij een bedrijf niets kiest, geldt de instelling voor alle bedrijven.
Wil je dat de contactpersoon één mail krijgt met alle cursisten van zijn bedrijf, kies dan op de cursus of het cursussjabloon onder Email events een sjabloon bij Bij herplannen aan contactpersoon. Het informatie-icoon achter de regel legt uit waarvoor die mail is.

Gebruiken

Open het dagdeel en kies Dagdeel herplannen.
Pas de datum, tijden of locatie aan.
Onder E-mail ingeschreven cursisten zie je bij Bevestig per mail of er gemaild wordt, en onder Verstuur naar wie de mail ontvangt. Die keuze komt uit de instellingen hierboven. Je kunt hem voor deze ene keer aanpassen.
Staan er cursisten van meerdere bedrijven op het dagdeel en hebben die bedrijven verschillende maatwerkinstellingen, kies dan bij Bevestig per mail voor Maatwerk. Elk bedrijf volgt dan zijn eigen instelling. De keuze bij Verstuur naar verdwijnt, want die is dan per bedrijf al bepaald.
Is er een sjabloon ingesteld bij Bij herplannen aan contactpersoon, dan kun je bij de contactpersoon het vakje Groepeer cursisten aanvinken. De contactpersoon ontvangt dan één mail per bedrijf met alle cursisten erin.
Kies Opslaan.

NXBlVgAAAAZJREFUAwDPD8vXo6mb8QAAAABJRU5ErkJggg==

Wat gebeurt er daarna

Met Maatwerk krijgt elk bedrijf de mail volgens zijn eigen instelling. Het ene bedrijf kan dus alleen de cursisten laten mailen en het andere alleen de contactpersoon.
Krijgt een contactpersoon de gegroepeerde mail, dan ontvangt hij voor dezelfde herplanning geen losse mail per cursist meer.
De mails verschijnen in de communicatie, net als andere bevestigingen.

Goed om te weten

Het tekstje bij Bevestig per mail laat zien of er maatwerk actief is bij de bedrijven op het dagdeel. Beweeg met de muis over het icoon om dat te zien.
De optie Maatwerk is alleen te kiezen als de cursisten bij meer dan één bedrijf horen en die bedrijven verschillende instellingen hebben.
Het groeperen werkt alleen als er een sjabloon is ingesteld bij Bij herplannen aan contactpersoon. Laat je dat veld leeg, dan krijgt de contactpersoon een mail per cursist.
In een groepsmail zijn de persoonlijke velden van één cursist leeg. Gebruik in het sjabloon voor de contactpersoon dus de lijst met cursisten.
Het sjabloon bij Bij herplannen aan contactpersoon kun je ook via een bulkbewerking op meerdere cursussen tegelijk zetten.