Instellen wie een bevestiging ontvangt bij het uitplannen van een cursist

Wanneer je een cursist uitplant van een cursus, kan Planaday een bevestiging mailen. Je kunt nu zelf instellen wie die mail ontvangt: de cursist, de contactpersoon, beiden of niemand. Dat stel je in voor alle bedrijven tegelijk en je kunt het per bedrijf afwijkend instellen. Bij het uitplannen van meerdere cursisten tegelijk kan de contactpersoon één mail ontvangen met alle uitgeplande cursisten erin.

Wat doet het

Je bepaalt vooraf wie de afmeldmail krijgt. Bij het uitplannen zie je die keuze terug en kun je hem voor die ene keer nog aanpassen. Een ontvanger die niet gemaild mag worden, staat uitgeschakeld, met uitleg waarom.

Waar vind je het

• Voor alle bedrijven: Beheer > Instellingen > Email > Algemeen, bij het kopje Mail ontvangers, de instelling Uitplan mail.

• Per bedrijf: open het bedrijf en kies in het rechter zijmenu Maatwerk. Op het tabblad Inplannen & Goedkeuren staat de instelling Mail uitplannen naar.

• Het sjabloon voor de groepsmail: op een cursus of cursussjabloon onder Email events, de regel Bij afmelding aan contactpersoon.

Instellen

1. Ga naar Beheer > Instellingen > Email > Algemeen en zoek het kopje Mail ontvangers.

2. Kies bij Uitplan mail wie de bevestiging ontvangt:

   • Niet sturen: er wordt bij het uitplannen niet gemaild.

   • Cursist: alleen de cursist ontvangt de mail.

   • Contactpersoon: alleen de contactpersoon ontvangt de mail.

   • Beide: de cursist en de contactpersoon ontvangen de mail.

3. Sla de instelling op.

4. Wil je een bedrijf anders behandelen, open dan het bedrijf, kies Maatwerk en ga naar het tabblad Inplannen & Goedkeuren. Kies bij Mail uitplannen naar dezelfde opties. Zolang je bij een bedrijf niets kiest, geldt de instelling voor alle bedrijven.

5. Wil je dat de contactpersoon bij het uitplannen van meerdere cursisten één mail met alle cursisten krijgt, kies dan op de cursus of het cursussjabloon onder Email events een sjabloon bij Bij afmelding aan contactpersoon. Het sjabloon Bevestiging afmelding aan contactpersoon staat daarvoor klaar. Laat je dit veld leeg, dan krijgt de contactpersoon voor elke cursist een aparte mail.

Gebruiken

1. Open de cursus en plan een cursist uit. Bij het uitplannen zie je onder Verstuur naar wie de mail ontvangt, op basis van de instellingen hierboven.

2. Pas de keuze zo nodig aan voor deze ene keer. Met Bevestig per mail kies je of er wel of niet gemaild wordt.

3. Plan je meerdere cursisten tegelijk uit, en is er een sjabloon ingesteld bij Bij afmelding aan contactpersoon, dan kun je bij de contactpersoon het vakje Groepeer cursisten aanvinken. De contactpersoon ontvangt dan één mail per bedrijf met alle uitgeplande cursisten.

4. Kies Uitplannen.

Wat gebeurt er daarna

De mail verschijnt in de communicatie van de cursus en de cursist, net als andere bevestigingen. In een mail die voor één cursist is, zijn de gegevens van die cursist en de uitgeplande dagdelen ingevuld. In een groepsmail bevat het sjabloon de lijst met cursisten en de dagdelen. Persoonlijke velden van één cursist zijn in een groepsmail leeg, gebruik in het groepssjabloon dus de lijst met namen.

Bij uitplannen wordt geen agendabijlage (iCal) meegestuurd, ook niet als die bij andere mails wel wordt meegestuurd.

Bestaande instellingen en gegevens

• Je hoeft niets opnieuw in te stellen. Bij de overstap is de instelling Uitplan mail gevuld op basis van wat je al had voor inplannen: staat de mail bij inplannen uit, dan staat hij hier op Niet sturen, anders volgt hij de keuze voor wie er gemaild wordt.

• Bedrijven die bij het maatwerk een eigen instelling voor inplannen hadden, hebben die ook voor uitplannen gekregen. Dat geldt niet voor financiële bedrijven.

• Bedrijven waarbij de instelling Uitplannen op Nee stond, hebben nu bij het maatwerk Mail uitplannen naar op Niet sturen. Die oude instelling bij het bedrijf telt niet meer mee.

• De instelling Uitplannen bij een cursist blijft gelden. Staat die op Nee, dan wordt de cursist niet gemaild, ook niet als hier Cursist of Beide staat.

Goed om te weten

• Heeft de cursus geen sjabloon voor de afmelding, dan is mailen niet mogelijk. Je krijgt dan een melding met een link om het sjabloon in te stellen.

• Bij het uitplannen van één cursist is groeperen niet mogelijk, omdat er dan maar één cursist in de mail zou staan.

• Plan je cursisten van meerdere bedrijven tegelijk uit en hebben die bedrijven dezelfde maatwerkinstelling, dan geldt die voor de hele mail. Verschillen de instellingen, dan kun je bij Bevestig per mail kiezen voor Maatwerk, zodat elk bedrijf zijn eigen keuze volgt.

• Alleen de afmelding van een cursist van een cursus valt hieronder. Het afmelden van een inschrijflijst werkt zoals voorheen.

Zie ook

• Cursist uitplannen van cursus (dagdelen)

• Apart cursist, instructeur of contactpersoon mailen