Sjablonen met $cb_cp_naam$ omzetten naar de geadresseerde (aan_)

Gebruik je in een communicatiesjabloon de velden van de contactpersoon, zoals $cb_cp_naam$ of $cb_cp_naam_aanhef$ , om de ontvanger aan te spreken? Dan kan het gebeuren dat een cursist een mail krijgt die begint met de naam van de contactpersoon. In dit artikel lees je hoe je die sjablonen vindt, wanneer je ze aanpast en welk veld je ervoor in de plaats zet.

Waarom aanpassen

De velden die met cb_cp_ beginnen bevatten altijd de gegevens van de contactpersoon van het bedrijf van de cursist. Het maakt daarbij niet uit naar wie de mail gaat.

Gaat hetzelfde sjabloon naar verschillende personen, bijvoorbeeld de inschrijfmail die zowel naar de cursist als naar de contactpersoon gaat, dan ziet de cursist dus de naam van de contactpersoon. Er staat dan bijvoorbeeld "Beste mevrouw De Vries" boven een mail aan Jan Jansen.

De velden die met aan_ beginnen lossen dat op. Ze bevatten de gegevens van de persoon in het Aan-veld van de mail. Gaat de mail naar de cursist, dan staat de cursist erin. Gaat dezelfde mail naar de contactpersoon, dan de contactpersoon. Meer over deze velden lees je in Communicatieparameters voor de geadresseerde gebruiken (aan).

Wanneer wel en wanneer niet

Pas een veld aan als het de ontvanger aanspreekt, zoals de aanhef ("Beste $cb_cp_naam_aanhef$") of een zin als "Je bent ingeschreven, $cb_cp_voornaam$".

Laat een veld staan als je echt de contactpersoon bedoelt. Bijvoorbeeld in een mail aan de cursist: "Heb je vragen? Neem contact op met $cb_cp_naam$ via $cb_cp_emailadres$." Daar is de contactpersoon juist de bedoeling.

Verder:

De aan_ velden werken alleen in communicatiesjablonen voor cursussen. In sjablonen voor facturen, offertes, taken en andere soorten blijven de cb_cp_ velden de juiste keuze.
Pas alleen het onderwerp en de tekst van de mail aan. Een Word-document heeft geen geadresseerde, dus daar blijven de aan_ velden leeg.

Stap 1: de sjablonen vinden

Ga naar Beheer > Instellingen > Document & Communicatiesjablonen > Communicatiesjablonen in je eigen Planaday-omgeving.
Typ in het zoekveld achter Filteren cb_cp_, zonder dollartekens. Je vindt dan alle sjablonen die een veld van de contactpersoon gebruiken.
Zoek je één bepaald veld, typ het dan met dollartekens, bijvoorbeeld $cb_cp_naam_aanhef$ .
Achter elk tabblad staat tussen haakjes hoeveel sjablonen er gevonden zijn. Kijk vooral op het tabblad Cursus.

Meer over het zoeken lees je in Zoeken op communicatievelden in sjablonen en certificaten.

Stap 2: het sjabloon aanpassen

Open een gevonden sjabloon.
Zoek in het onderwerp en in de tekst van de mail naar velden die met $cb_cp_ beginnen.
Bepaal per veld of het de ontvanger aanspreekt (zie hierboven). Zo ja, vervang het door het veld uit de tabel hieronder. Je vervangt alleen het begin: cb_cp_ wordt aan_.
Sla het sjabloon op.
Controleer het resultaat: stuur de mail naar een cursist en naar een contactpersoon, en kijk of elk de eigen naam ziet.

Welk veld wordt wat

Nu (contactpersoon)	Wordt (geadresseerde)	Wat erin staat
$cb_cp_naam$	$aan_naam$	Voornaam, tussenvoegsel en achternaam
$cb_cp_naam_2$	$aan_naam_2$	Naam met roepnaam in plaats van voornaam
$cb_cp_naam_initialen$	$aan_naam_initialen$	Naam met initialen
$cb_cp_voornaam$	$aan_voornaam$	Voornaam
$cb_cp_roepnaam$	$aan_roepnaam$	Roepnaam
$cb_cp_tussenvoegsel$	$aan_tussenvoegsel$	Tussenvoegsel
$cb_cp_achternaam$	$aan_achternaam$	Achternaam
$cp_cp_initialen$	$aan_initialen$	Initialen (let op: het oude veld begint met cp_cp_)
$cb_cp_aanhef$	$aan_aanhef$	Aanhef, bijvoorbeeld "mevrouw"
$cb_cp_aanhef_2$	$aan_aanhef_2$	Aanhef, bijvoorbeeld "Mevr."
$cb_cp_aanhef_3$	$aan_aanhef_3$	Aanhef, bijvoorbeeld "mevrouw"
$cb_cp_naam_aanhef$	$aan_naam_aanhef$	Aanhef met naam, bijvoorbeeld "Mevr. Anna de Vries"
$cb_cp_naam_aanhef_2$	$aan_naam_aanhef_2$	Aanhef met naam, bijvoorbeeld "Mevr. Anna de Vries"
$cb_cp_naam_aanhef_3$	$aan_naam_aanhef_3$	Aanhef met naam, bijvoorbeeld "mevrouw Anna de Vries"
$cb_cp_emailadres$	$aan_emailadres$	E-mailadres
$cb_cp_telefoonnummer$	$aan_telefoonnummer$	Eerste keuze: het mobiele nummer
$cb_cp_telefoonnummer_1$	$aan_telefoonnummer_1$	Telefoonnummer 1
$cb_cp_telefoonnummer_2$	$aan_telefoonnummer_2$	Telefoonnummer 2
$cb_cp_mobielnummer$	$aan_mobielnummer$	Mobiel nummer
$cb_cp_straat_1$	$aan_straat_1$	Adresregel 1
$cb_cp_straat_2$	$aan_straat_2$	Adresregel 2
$cb_cp_huisnummer$	$aan_huisnummer$	Huisnummer
$cb_cp_huisnummer_ext$	$aan_huisnummer_ext$	Toevoeging huisnummer
$cb_cp_postcode$	$aan_postcode$	Postcode
$cb_cp_plaats$	$aan_plaats$	Plaats
$cb_cp_vv_<naam>$	$aan_vv_<naam>$	Vrij veld van de persoon, met de naam van het vrije veld

Goed om te weten

Gaat een mail naar een los e-mailadres dat bij geen persoon hoort, dan blijven de aan_ velden leeg en verdwijnen ze uit de mail. Schrijf de zin daarom zo dat hij ook zonder naam klopt, bijvoorbeeld "Beste $aan_naam$," wordt dan "Beste ,". Een aanhef als "Hallo," met de naam in de volgende zin leest in beide gevallen goed.
Staan er personen in de kopie (CC), dan telt alleen de persoon in het Aan-veld.
Sjablonen die je niet aanpast, blijven werken zoals ze werkten.